CCPAC Constitution

(Approved July 6, 1982; Amended July 9, 1986, July 12, 1994 and September 12, 2017)

 

​Preamble

The Canadian Council of Public Accounts Committees supports the work of Public Accounts Committees and legislators across Canada by exchanging information, sharing good practices for the scrutiny of audit reports on the economy, effectiveness, and efficiency of government organizations, promoting accountability, sound public administration and due regard for public funds.

 
Definitions

In this Constitution:

“Board” means the Board of Directors of the Council as established in section 5;

“Chairperson” means an elected official who serves as the Chairperson of a Public Accounts Committee;

 

“Council” means The Canadian Council of Public Accounts Committees;

 

“Legislator” means an elected official who serves as a member of a Public Accounts Committee; and

 

“Public Accounts Committee” means a Canadian federal, provincial, or territorial Public Accounts Committee or any similar legislative committee with a mandate to scrutinize legislative auditors’ reports and the effective administration of public expenditures.

 
Aims

1. The aims of the Council are to support Public Accounts Committees in meeting their mandates to scrutinize audit reports on the economy, effectiveness, and efficiency of government organizations,  to ensure sound public administration and due regard for public funds.


2. Without restricting the generality of section 1, the Council shall pursue its aims by:

(a) exchanging information and good practices relating to the work of Public Accounts Committees, and discussing matters of interest to members;

(b) facilitating collaboration with legislative auditors in order to promote effective support for and relations with Public Accounts Committees;

(c) promoting engagement with external stakeholders and organizations on matters of concern to Public Accounts Committees; and

(d) providing information to legislators, legislative auditors, and the general public about the work of Public Accounts Committees.

Membership

3. Membership in the Council is open to legislators who are Members of a Canadian Public Accounts Committee, or any similar federal, provincial, or territorial legislative committee.

 
Annual Meeting

4. There shall be an annual meeting of the Council open to Members of Canadian Public Accounts Committees, other interested legislators, and legislative staff supporting Public Accounts Committees.

 

5. The Council should hold its annual meeting at the same time and at the same location as the annual conference of the Canadian Council of Legislative Auditors, to facilitate collaboration between Legislative Auditors and Public Accounts Committees.

 

Voting

6. In case of questions to be decided at the annual meeting, each Public Accounts Committee in attendance shall be entitled to one vote, the vote to be cast by the chairperson of the committee or by a delegate duly authorized to vote by the Public Accounts Committee.

 
Board of Directors

7. The Board of Directors of the Council shall consist of the following Members:

(a) President, who shall be the chairperson of the Public Accounts Committee of the jurisdiction in which the Council’s next annual meeting will be held;

(b) Vice-President, who shall be the chairperson of the Public Accounts Committee of the jurisdiction in which the Council’s previous annual meeting was held; and

(c) a Vice-President, who shall be the chairperson of the Public Accounts Committee of the jurisdiction in which the Council’s annual meeting will be held in the year after the next annual meeting.

 

8. The Members of the Board shall have a term of one year ending on the date of the Council’s annual meeting in the jurisdiction provided in section 7(a). Where a Chair ceases to be the Chair of a public accounts committee, the Deputy Chair or committee’s designate shall assume the position on the Board of Directors until a Chair is named to the Public Accounts Committee;

 

9. Subject to the direction of the Council and the Membership, the Board shall conduct a mid-year Executive meeting in person or by other means to:

(a) review conference preparedness;

(b) initiate projects on behalf of the Council;

(c) supervise the work of the Secretariat; and

(d) other matters affecting the good governance of the Council.

 
Secretariat

10. There shall be a Secretariat comprised of:

(a) an Executive Director, who shall be appointed at the annual meeting on the advice of the Board of Directors every two years and whose function will be to coordinate the business of the Council and its committees;

(b) the Public Accounts Committee Clerk or designate of the jurisdiction in which the Council’s next annual meeting will be held; and

(c) the Public Accounts Committee Clerk or designate of the Public Accounts Committee of the jurisdiction in which the Council’s previous annual meeting was held.

10.1 If the Executive Director resigns, the Board of Directors will immediately appoint a new Executive Director to serve until the next annual meeting.

10.1 Subject to the direction of the Council and the Board, the Secretariat shall:

11. Support the President in the administration of the next annual meeting of the Council;

(a) be responsible for communications initiatives on behalf of the Council, the Board, and the President;

(b) maintain close links with Canadian Public Accounts Committees, legislative staff in other jurisdictions, Legislative Auditors, and external organizations and stakeholders in order to promote the aims of the Council; and

(c) undertake such other duties as are assigned by the Council, the Board, or the President for the efficient administration of the Council.

12. The Secretariat may be supported in the functions provided in sections 9 and 11 by former Executive Directors and other legislative officers.

 
Quorum

13. A quorum of the Council shall be eight (8) voting members.

 

14. A quorum of the Board shall be two (2) members.

 

Amendment of the Constitution

15. This Constitution shall only be amended by a valid proposed amendment adopted at annual meeting of the Council.

 

16. A proposed amendment shall be valid if:

(a) it is proposed by a jurisdiction and submitted in writing to the Executive Director sixty days prior to date of an annual meeting of the Council, or;

(b) it is proposed by the Board of Directors.

 

​17. A valid proposed amendment shall be placed on the agenda of the next annual meeting of the Council following its proposal.

18. A valid proposed amendment shall be adopted if it is supported by the votes of two-thirds of the jurisdictions present and voting at the Council.

 
Review of the Constitution

19. At least once every 10 years, the Board of Directors must submit a report respecting the provisions of this Constitution to an annual meeting of the Council, including any recommended amendments to this Constitution.

Statuts du CCCCP

(Approuvés le 6 juillet 1982, modifiés le 9 juillet 1986, le 12 juillet 1994 et le 12 septembre 2017)

 

​Préambule

Le Conseil canadien des comités des comptes publics appuie les comités des comptes publics et les législateurs au Canada dans leur travail en leur facilitant l’échange de renseignements et de bonnes pratiques pour l’examen des rapports d’audit sur l’économie ainsi que l’efficacité et l’efficience des organismes gouvernementaux, la rigueur de l’administration publique et l’utilisation des fonds publics.

 

Définitions

 

Dans les présents statuts :

« comité des comptes publics » désigne tout comité des comptes publics fédéral, provincial ou territorial canadien ou tout autre comité législatif similaire ayant pour mandat d’examiner les rapports des vérificateurs législatifs ainsi que les dépenses publiques et de s’assurer de l’administration efficace des fonds publics;

 

« Conseil » désigne le Conseil canadien des comités des comptes publics;

 

« conseil d’administration » désigne le conseil d’administration du Conseil établi à l’article 5;

« législateur » désigne un représentant élu faisant partie d’un comité des comptes publics;

 

« président » désigne un représentant élu assumant la présidence d’un comité des comptes publics.

 

Objectifs

1. Le Conseil a pour but d’aider les comités des comptes publics à remplir leur mandat, qui consiste à examiner les rapports d’audit sur l’économie ainsi que l’efficacité et l’efficience des organismes gouvernementaux, la rigueur de l’administration publique et l’utilisation des fonds publics.

 

2. Sans que soit limitée la portée générale de l’article 1, le Conseil poursuit ses objectifs en recourant aux moyens suivants :

 

(a) faciliter l’échange de renseignements et de bonnes pratiques relatives au travail des comités des comptes publics et discuter de sujets d’intérêt pour les membres;

(b)favoriser la collaboration avec les vérificateurs législatifs afin de promouvoir le soutien efficace des comités des comptes publics et les relations avec eux;

(c) promouvoir le dialogue avec des organismes et des intervenants externes sur des questions qui préoccupent les comités des comptes publics;

(d) renseigner les législateurs, les vérificateurs législatifs et le public sur le travail des comités des comptes publics.

 
Membres

3. Peuvent être membres du Conseil les législateurs membres de tout comité des comptes publics du Canada et de tout autre comité législatif fédéral, provincial ou territorial similaire.

 

Réunion annuelle

4. Le Conseil tient chaque année une réunion, à laquelle participent les membres des comités des comptes publics canadiens, d’autres législateurs intéressés et le personnel législatif des comités des comptes publics.

 

5. Le Conseil devrait tenir sa réunion annuelle au même endroit et en même temps que la conférence annuelle du Conseil canadien des vérificateurs législatifs afin de favoriser la collaboration entre les vérificateurs législatifs et les comités des comptes publics.

 

Vote

6. Lorsque des décisions doivent être prises à la réunion annuelle, chaque comité des comptes publics participant a droit à un vote, celui-ci étant exprimé par le président du comité ou un délégué dûment autorisé à voter par le comité des comptes publics.

 

Conseil d’administration

7.Le conseil d’administration du Conseil est formé des membres suivants :

 

(a) un président, qui est le président du comité des comptes publics qui sera l’hôte de la prochaine réunion annuelle;

(b) un vice-président, qui est le président du comité des comptes publics qui a été l’hôte de la réunion annuelle précédente;

(c) un vice-président, qui est le président du comité des comptes publics qui sera l’hôte de la réunion annuelle suivant la prochaine réunion annuelle.

 

8. Les membres du conseil d’administration ont un mandat d’un an, qui prend fin à la date de la réunion annuelle du Conseil sur le territoire hôte (paragraphe 7 a)). Si le président d’un comité des comptes publics quitte son poste, le vice-président ou une personne désignée par le comité assume ses fonctions au sein du conseil d’administration jusqu’à ce qu’un président soit nommé au comité concerné.

9. Sous la direction du Conseil et des membres, le conseil d’administration tient une réunion semestrielle du comité exécutif en personne ou autrement pour :

 

(a) vérifier l’état de préparation du congrès;

(b) entreprendre des projets au nom du Conseil;

(c) superviser le travail du secrétariat;

(d) s’occuper d’autres

Secrétariat

10. Le secrétariat est composé des membres suivants :

(a) un directeur exécutif, nommé à la réunion annuelle sur la recommandation du conseil d'administration tous les deux ans et chargé de coordonner les travaux du Conseil et de ses comités;

(b) le greffier du comité des comptes publics qui sera l’hôte de la prochaine réunion annuelle du Conseil ou une personne désignée par le comité;

(c) le greffier du comité des comptes publics qui a été l’hôte de la dernière réunion annuelle du Conseil ou une personne désignée par le comité.

 

10.1 Si le directeur exécutif démissionne, le conseil d'administration nommera immédiatement un nouveau directeur exécutif pour un mandat jusqu'à la prochaine réunion annuelle.

11 Sous la direction du Conseil et du conseil d’administration, le secrétariat doit :

 

(a) appuyer le président dans l’administration de la prochaine réunion annuelle du Conseil;

(b) s’occuper des initiatives de communications pour le Conseil, le conseil d’administration et le président;

(c) maintenir des relations étroites avec les comités des comptes publics du Canada, le personnel législatif des divers gouvernements, les vérificateurs législatifs ainsi que les intervenants et organismes externes afin de favoriser l’atteinte des objectifs du Conseil;

(d) s’acquitter de toute autre tâche qui lui est confiée par le Conseil, le conseil d’administration ou le président aux fins de l’administration efficace du Conseil.

 

12. Pour l’exercice des fonctions énoncées aux articles 9 et 11, le secrétariat peut être appuyé par les ex-directeurs exécutifs et d’autres agents relevant du pouvoir législatif.

 

Quorum

13. Le quorum est formé de huit (8) membres votants.

14. Le quorum du conseil d’administration est formé de deux (2) membres.

 

Modification des statuts

15. Les présents statuts ne seront pas modifiés que par une modification proposée valide adoptée lors de la réunion annuelle du Conseil.

 

16. Une modification proposée est valide si :

 

(a) elle est proposée par un comité des comptes publics et soumise par écrit au directeur exécutif soixante jours avant la date de la réunion annuelle du Conseil, ou;

(b) elle est proposée par le conseil d’administration.

17. Une modification proposée valide est inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion annuelle du Conseil suite à sa proposition.

 

18. Une modification proposée valide sera adoptée si elle est appuyée par les voix des deux tiers des comités des comptes publics présents et votants au Conseil.

 

Révision des statuts

19. Au moins une fois tous les 10 ans, le conseil d’administration doit présenter un rapport sur les dispositions des présents statuts à une réunion annuelle du Conseil, y compris les modifications recommandées à ces statuts.